Qu'est-ce qu'une facture E-archives ? Quelle est la différence avec la E-facture ?

Nous savons que l'adhésion au statut d'émetteur de factures électroniques (e-factures) est obligatoire pour les entreprises atteignant un certain volume de chiffre d'affaires brut. Ces contribuables soumis à la e-facture ont l'obligation d'éditer des factures en contrepartie des produits ou services commercialisés, d'acquitter les taxes afférentes et de conserver ces documents pendant une durée légale déterminée. Mais à quoi servent exactement les copies conservées de ces factures émises par voie électronique ? Dans cet article, nous répondons aux questions suivantes : qu'est-ce qu'une facture e-archives, quels sont ses avantages et comment l'éditer ? Poursuivez votre lecture pour découvrir tous les détails concernant les factures e-archives.

Qu'est-ce qu'une facture E-archives ?

La facture e-archives est un type de document créé sous forme électronique et devant obligatoirement être conservé, destiné aux clients finaux ainsi qu'aux professionnels non inscrits au système de e-facturation. En d'autres termes, si les contribuables émettent une e-facture pour chaque transaction réalisée, ils sont également tenus de générer une facture e-archives pour ces mêmes opérations afin d'en faire le rapport à l'Administration Fiscale (GİB). Ces factures doivent être transmises à l'Administration Fiscale dans les 15 premiers jours du mois suivant leur date d'émission. Retrouvez ci-dessous la différence entre la e-archives et la e-facture.

Quelle est la différence entre la facture E-archives et la E-facture ?

• Les factures e-archives sont conservées au moyen d'un cachet électronique et d'un horodatage, tandis que les e-factures comportent uniquement un cachet électronique.
• Les e-factures sont générées selon un format technique réglementé et spécifique, alors que les factures e-archives offrent une plus grande liberté de formatage.
• Comme les e-factures sont directement acheminées via la plateforme de l'Administration Fiscale, leur annulation nécessite le refus ou le retour explicite de l'acheteur. À l'inverse, les factures e-archives pouvant être envoyées par e-mail ou via d'autres moyens de communication, elles ne sont rapportées à l'administration que le jour suivant.
• Le centre d'émission des e-factures est centralisé au sein de l'Administration Fiscale, sans besoin d'outil de rapport complémentaire. En revanche, les factures e-archives doivent faire l'objet d'un rapport quotidien transmis à l'administration par l'intermédiaire de votre partenaire de solutions technologiques.
• Toute entreprise peut devenir émettrice de e-factures en adressant une demande aux autorités compétentes, que ce soit par obligation légale ou par démarche volontaire. Néanmoins, pour utiliser la e-archives, il est impératif d'être préalablement passé à la e-facture.
• La e-facture étant entièrement conçue et envoyée sous forme dématérialisée, elle n'a pas d'impression physique. Les factures e-archives étant destinées à des tiers non utilisateurs de la e-facture, elles peuvent être transmises aussi bien sous format électronique qu'imprimé.
• Alors que la e-facture offre aux entreprises la possibilité d'éditer et de transmettre des factures dématérialisées entre professionnels affiliés, le système e-archives concerne les documents envoyés aux personnes physiques ou morales non soumises à la e-facture. La différence fondamentale réside donc dans le statut d'affiliation de l'acheteur au système de e-facturation.

Comment éditer une facture E-archives avec T-Soft ?

Si vous devez émettre des factures à destination de clients non affiliés au réseau de e-facturation et que vous ne savez pas comment procéder, l'interface conviviale de T-Soft vous permet d'éditer et d'envoyer votre facture e-archives en quelques étapes simples. Voici les démarches à suivre :

• La première étape consiste à contacter votre conseiller commercial T-Soft pour lui indiquer que vous souhaitez activer le module de création de e-factures depuis votre panneau d'administration.
• Accédez ensuite à la rubrique Paramètres > Paramètres Généraux > Paramètres E-facture depuis le panneau de gestion.
• Une fois dans les paramètres e-facture, vous devez renseigner l'ensemble des informations demandées de façon exacte. En cas d'informations manquantes ou erronées, le système affichera un message d'erreur et ne vous permettra pas de générer des e-factures ou des factures e-archives.
• Pour toutes les commandes concernées par l'émission d'une facture, veillez également à saisir le centre des impôts et le numéro d'immatriculation fiscale des sociétés de transport logistique partenaires.
• Après avoir validé ces étapes, cliquez sur l'option Facture > Créer une E-facture / Créer une E-archives.
• Vous pouvez alors sélectionner vos commandes individuellement ou procéder à un traitement par lot.
• Si le destinataire de la facture est affilié au réseau e-facture, cliquez sur « Créer une E-facture » ; dans le cas contraire, sélectionnez « Créer une E-archives ».
• Une fois le document généré, la facture sera automatiquement envoyée par e-mail à l'adresse électronique associée à la commande.
• En complément de ces fonctionnalités, vous avez la possibilité d'imprimer la facture sur support papier directement depuis cet espace.
• Si vous souhaitez consulter l'historique de vos documents, vous pouvez accéder aux détails de la e-facture liée à chaque commande via l'onglet « Fenêtre de modification de commande ».

Pour toute question sur l'ensemble de cette procédure, n'hésitez pas à consulter notre page d'aide dédiée ou à entrer directement en contact avec nos équipes.

Foire Aux Questions

Quelle est la limite d'antériorité pour éditer une facture e-archives rétroactive ?

D'un point de vue légal, la facture e-archives ne peut être émise qu'à partir de la date d'enregistrement des parties au système. Si une facture e-archives est établie de manière rétroactive, il demeure possible d'importer le document dans le système, mais il convient de préciser que celui-ci n'aura pas de valeur légale valide. Conformément au Code de Procédure Fiscale, pour les ventes impliquant une livraison physique de biens, la facture e-archives doit être émise au plus tard dans les 7 jours suivant la date de livraison du produit.

Quel est le délai légal pour annuler une facture e-archives ?

Le délai maximal pour procéder à l'annulation d'une facture e-archives est de 8 jours à compter de sa date de réception par l'acheteur.

Où se trouve le numéro de la facture e-archives ?

Sur les factures e-archives, le numéro de facture se situe généralement dans le coin supérieur droit du document, accompagné d'informations telles que le code de commande, le type de facture, le canal de vente, la date d'émission et le numéro client.

Quand le système de facture e-archives a-t-il été mis en place ?

L'application de la facture e-archives est devenue effective et obligatoire pour les contribuables soumis à la e-facturation à partir de l'année 2020.

Où peut-on consulter une facture e-archives ?

Vous pouvez consulter l'ensemble des factures e-archives émises soit directement depuis la plateforme de gestion que vous utilisez, soit via l'application de l'Administration Fiscale Interactive (İnteraktif Vergi Dairesi).